Обязательные документы при оформлении трудовых отношений

 

     Законодательством не определен единый перечень документов, которые должна иметь в наличии каждая организация. Различные нормативные правовые акты содержат упоминания о необходимости формирования отдельных локальных нормативных актов, ведения тех или иных журналов, издания приказов и других документов, а также соблюдения сроков их хранения в организации. Организация на основании нормативных правовых актов, в том числе и отраслевого уровня, вправе составить перечень документов, которые должны быть именно в этой организации. В перечне целесообразно указать не только наименования документов, но и основания их ведения, а также журналы учета документов.

    Ниже  представлены  основные  документы,  в  случае   отсутствия   которых, к  организации  могут  быть   применены  санкции  в  виде   штрафов.

  1. Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним. Обязательность договора       предусмотрена ст. ст. 16, 56, 57, 67 ТК РФ.
  2. Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Согласно ст. 244 ТК РФ работодатель имеет право заключать такие договоры с определенными категориями работников с целью возмещения последними вероятного ущерба в полном размере.
  3. Ученический договор. Если в организации существует положение (иной документ) о профессиональной подготовке или переподготовке кадров, то с работниками или лицом, которое ищет работу, может быть заключен ученический договор.
  4. График отпусков. Наличие графика отпусков, его обязательность для работодателя и работника предусмотрены ст. 123 ТК РФ.
  5. Трудовые книжки и книги по их учету. Статья 66 ТК РФ прямо предусматривает обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, для которого эта работа является основной.
  6. Табель учета рабочего времени. Обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени закреплена ст. 91 ТК РФ. Формы N Т-12 и N Т-13, применяемые для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
  7. Личная карточка работника (формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС)). Обязательность данного документа предусмотрена п. п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
  8. Штатное расписание. Работодатель составляет штатное расписание, исходя из норм ст. ст. 15, 57 ТК РФ.
  9. Локальные нормативные акты работодателя. К обязательным актам относятся:

а) правила внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) согласно ст. 189 ТК РФ.

б) документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ).

в)  положение об оплате труда и премировании, если соответствующих условий нет в ПВТР (ст. 135 ТК РФ).

г) локальный нормативный акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. ст. 57, 101 ТК РФ).

  1. Приказ об утверждении расчетного листка. Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ).
  2. Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц организации на подписание тех или иных документов (протоколы, доверенности,  приказы).
  3. Положение о филиале, представительстве. Например, согласно п. 4 ст. 5 Закона N 14-ФЗ, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ филиалы и представительства действуют на основании утвержденных положений.
  4. Положение об охране коммерческой тайны. Этот документ в силу положений Трудового кодекса РФ не является обязательным. Однако если в трудовой договор работника включены условия о работе с информацией, составляющей коммерческую тайну, он должен быть ознакомлен с порядком и условиями ее обработки, получения, передачи.
  5. Документы по охране труда:

—   правила и инструкции по охране труда (п. 23 ч. 2 ст. 212 ТК РФ);

— листы ознакомления работников с локальными нормативными актами, содержащими требования охраны труда;

— нормативные правовые акты, содержащие требования охраны труда в соответствии со спецификой деятельности организации;

— журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте (п. 2.1.3 Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда России N 1, Минобразования России N 29 от 13.01.2003);

— перечень профессий и должностей работников, освобожденных от прохождения первичного инструктажа на рабочем месте, если работодателем принято решение не проводить такой инструктаж в отношении работников, не связанных с эксплуатацией, обслуживанием, испытанием, наладкой и ремонтом оборудования, использованием электрифицированного или иного инструмента, хранением и применением сырья и материалов;

—  удостоверения, подтверждающие прохождение работником обучения по охране труда;

—  приказ о возложении обязанностей, если работодатель передает функции службы охраны труда или штатного специалиста по охране труда иному работнику;

— инструкция о мерах пожарной безопасности (п. 2 Правил противопожарного режима в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390).

  1. Документы, относящиеся к воинскому учету граждан. Согласно п. 7 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (далее — Закон N 53-ФЗ) на организации обязаны вести воинский учет граждан.
  2. Приказы (распоряжения). Они издаются руководителем организации (уполномоченным лицом) для надлежащего оформления управленческих решений, принимаемых в процессе деятельности организации. Обязательность издания работодателем приказов (распоряжений) установлена Трудовым кодексом РФ (ст. ст. 62, 68, 84.1, ч. 6 ст. 193, ст. ст. 229, 402)
  3. Иные документы. Они должны быть в наличии только в тех случаях, когда какие-либо действия работодателя зависят от волеизъявления работника или предусмотрены нормами законодательства РФ. К таким документам можно отнести:

а) заявления работников, например:

— о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику в возрасте до 18 лет (ч. 3 ст. 122 ТК РФ);

— о выдаче работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ);

— об оформлении новой трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч. 5 ст. 65 ТК РФ);

— о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) (ст. 80 ТК РФ);

— о дополнении персональных данных оценочного характера (ст. 89 ТК РФ);

— о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска, в случае, предусмотренных ч. 2 ст. 124 ТК РФ;

— об оплате труда в неденежной форме (ч. 2 ст. 131 ТК РФ);

— о замене выдачи молока (других равноценных пищевых продуктов) компенсационной выплатой (ст. 222 ТК РФ);

— о возмещении работодателем ущерба, причиненного имуществу работника (ч. 3 ст. 235 ТК РФ);

— о предоставлении отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком (ст. ст. 255, 256 ТК РФ);

— о проведении служебной проверки (п. 14 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ));

— о поступлении на гражданскую службу (п. 1 ч. 2 ст. 26 Закона N 79-ФЗ);

— о расторжении служебного контракта и увольнении с гражданской службы по собственной инициативе (ст. 36 Закона N 79-ФЗ);

— о снятии дисциплинарного взыскания (ч. 9 ст. 58 Закона N 79-ФЗ);

б) уведомления (извещения и т.п.), которые являются подтверждением обоснованности последующих действий работодателя или работника, например:

— о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);

— о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ);

— о получении персональных данных от третьих лиц (п. 3 ст. 86 ТК РФ);

— о готовности работодателя произвести выплату задержанной заработной платы (ч. 4 ст. 142 ТК РФ);

— о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ);

— о введении новых норм труда (ст. 162 ТК РФ);

— о групповом несчастном случае (ст. 228.1 ТК РФ);

— о предоставлении справки, подтверждающей состояние беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ) и др.

в) справки, полученные от работников, например:

— о подтверждении беременности (ч. 2 ст. 261 ТК РФ);

— о снижении норм выработки, обслуживания (ч. 1 ст. 254 ТК РФ);

— о характере и условиях труда (ст. 283 ТК РФ);

— по форме N 25 (утв. Постановлением Правительства РФ от 31.10.1998 N 1274). Она является основанием для признания работницы одинокой матерью и предоставления ей гарантий, предусмотренных ч. 4 ст. 261 ТК РФ;

— о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера гражданина, претендующего на замещение государственной должности Российской Федерации (Указ Президента РФ от 18.05.2009 N 558);

— о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (ч. 1 ст. 65 ТК РФ);

— о прохождении медицинского освидетельствования врачами-специалистами (ст. 5.1 Закона N 53-ФЗ);

— справка-вызов (Приложение к Приказу Минобрнауки России от 19.12.2013 N 1368);

— о работе по совместительству (ч. 5 ст. 66 ТК РФ);

— о стаже работы (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69);

— о периодах работы, включаемых в страховой стаж (п. 8 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91) и др.

г) акты (решения) комиссий или об отказе работника выполнить требования работодателя, например:

— о не предоставлении объяснений работником (ч. 1 ст. 193 ТК РФ);

— об отказе от ознакомления с приказом (ч. 6 ст. 193 ТК РФ);

— о несчастном случае на производстве (ч. 1 ст. 230 ТК РФ);

— о расследовании группового несчастного случая (тяжелого несчастного случая, несчастного случая со смертельным исходом) (ст. 230 ТК РФ);

— об отказе или уклонении работника от предоставления объяснения о причинах возникновения ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ) и др.